2020 có thể được xem là thời điểm thách thức chưa từng có đối với mọi doanh nghiệp khi thị trường trong và ngoài nước không ngừng biến động và bất ổn. Hàng chục ngàn doanh nghiệp đã "rửa tay gác kiếm", nhưng vẫn có những doanh nghiệp nắm bắt thời cơ, tối ưu bộ máy và đặc biệt là hệ thống vận hành để gia tăng tốc độ phản ứng, nhanh nhạy phát triển và thành công. Vậy đâu là bí quyết của họ?
 

Để tìm hiểu xu hướng, thách thức cũng như cách thức doanh nghiệp có thể tạo ra đột phá trong vận hành doanh nghiệp dưới tác động của COVID-19, ông Phan Thanh Sơn - Giám đốc Phát triển Kinh doanh, Công ty Hệ thống thông tin FPT đã có những chia sẻ cụ thể.
 

Mô hình vận hành truyền thống "lạc hậu" trong cuộc cách mạng số
 

Theo nghiên cứu của McKinsey, đơn vị tư vấn doanh nghiệp hàng đầu thế giới, các mô hình vận hành truyền thống cứng nhắc đang vấp phải những thách thức lớn do tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Môi trường kinh doanh thay đổi chớp nhoáng, nhu cầu của khách hàng, các nhà cung cấp và đối tác kinh doanh liên tục gia tăng. Bên cạnh đó, nhà đầu tư cũng đòi hỏi tỷ suất lợi nhuận cao hơn, trong khi sức ép từ đối thủ cạnh tranh không hề giảm, điều này buộc doanh nghiệp phải nhanh chóng đột phá.
 

Ông Phan Thanh Sơn có kinh nghiệm hơn 25 năm về quản lý kinh doanh, phát triển thị trường, tư vấn điều hành ngành ICT

Ông Sơn cho biết các công nghệ 4.0 như Internet vạn vật - IoT, Tự động hóa bằng robot phần mềm - RPA, Trí tuệ nhân tạo - AI, Học máy - Machine Learning, Học sâu - Deep Learning... đang phát triển như vũ bão. Kèm theo đó, tốc độ số hóa và chia sẻ hóa thông tin khiến lượng thông tin bán cấu trúc đến cấu trúc ngày càng chiếm tỷ trọng lớn và dễ dàng tiếp cận hơn. Điều này đã khiến nhiều mô hình doanh nghiệp truyền thống biến mất, hoặc bị thay thế hoàn toàn bởi các công ty công nghệ.
 

Chịu những ảnh hưởng nặng nề do đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp bị mất cân bằng cung cầu toàn diện, chuỗi cung ứng đứt gãy, đình trệ các kênh phân phối, tất cả gây nên sụt giảm tài chính, suy giảm dòng tiền nghiêm trọng. Đặc biệt với các doanh nghiệp Việt, khi vừa nhen lên tia hy vọng sau 99 ngày "sạch bóng" COVID-19 thì lại tiếp tục chịu ảnh hưởng bởi mầm mống làn sóng đại dịch thứ hai.
 

Vận hành linh hoạt – Chìa khóa đột phá cho doanh nghiệp
 

Trong bối cảnh đó, mô hình vận hành doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển dịch và thay đổi, đáp ứng chính xác tốc độ, nhu cầu của thị trường. Ông Sơn nhấn mạnh, mô hình vận hành linh hoạt đang được các hãng tư vấn lớn trên thế giới nhận định sẽ là xu thế mang tính tất yếu của tương lai.
 

Cũng theo các chuyên gia McKinsey, các tổ chức vận hành linh hoạt có thể nhanh chóng điều hướng tổng lực từ hoạt động sản xuất kinh doanh thường ngày sang mô hình "thời chiến" để bắt kịp xu hướng thị trường, chống chọi với bất ổn do đại dịch. Nhiều người quan niệm, doanh nghiệp linh hoạt, phát triển nhanh sẽ tồn tại nhiều bất ổn. Trong khi thực tế chứng minh rằng, một doanh nghiệp kiểu mới, không phải là một cỗ máy mà là một thực thể với hệ "xương sống" mạnh mẽ, có thể kết hợp cả hai mục tiêu: ổn định và linh hoạt.
 

Hệ xương sống này gắn kết sự ổn định về cấu trúc – là các quy trình vận hành doanh nghiệp – với sự vững chắc văn hóa – khi tất cả mọi thành viên cùng gắn bó vì một mục tiêu, định hướng, giá trị chung. Mặt khác, mô hình này cũng góp phần làm tăng tính mềm dẻo của doanh nghiệp, giúp tổ chức nhanh nhạy phản ứng với các thay đổi liên tục bằng cách đưa ra những thay đổi linh hoạt về chiến lược cũng như thành lập các nhóm phản ứng tức thời.
 

Câu hỏi đặt ra là, làm sao để đột phá trong vận hành và từng bước xây dựng thành công một doanh nghiệp vận hành linh hoạt?
 

Công nghệ giải bài toán tối ưu vận hành
 

Có năm thành tố mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt hóa vận hành, đó là thay đổi tư duy chiến lược; tái cấu trúc doanh nghiệp theo mô hình hướng tâm; tối ưu hóa quy trình; nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực; và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, số hoá vận hành chính là bước đi chiến lược đầu tiên và thông minh để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt, tinh gọn và tối ưu bộ máy vận hành vốn có.
 

Với việc đầu tư đồng bộ, vững chắc cho công nghệ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tăng tốc việc tái cấu trúc, tối ưu được năng suất, giảm chi phí và thời gian. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, từ đó cắt giảm đến 60% chi phí, tiết kiệm 30-70%, thậm chí tiết kiệm lên tới 90% thời gian ở một số quy trình so với trước khi số hoá. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp sẵn sàng thích nghi với cơn sóng mới của khủng hoảng cũng như nắm chắc cơ hội phục hồi, bứt phá sau dịch.
 

Chẳng hạn, một công ty đa ngành ứng dụng giải pháp số hóa quy trình và giao việc tự động FPT SPro, đã giảm thời gian trung bình xử lý 1 quy trình phức tạp từ 40 giờ xuống còn 13 giờ, thời gian phê duyệt của lãnh đạo từ 10 giờ xuống chỉ còn 3 giờ, tương đương cắt giảm từ 70-90% thời gian cho doanh nghiệp. Hơn 50% tác vụ được tự động hóa hoàn toàn bằng công nghệ RPA giúp xử lý mỗi tác vụ chỉ trong vài giây, giảm tới 99% so với quy trình truyền thống.
 

Ngoài FPT SPro, FPT còn sở hữu mô hình thực tiễn với bộ công cụ 16 giải pháp đã được đội ngũ FPT nghiên cứu và phát triển giúp vận hành số doanh nghiệp, trong đó có nhiều giải pháp ấn tượng như akaBot – nền tảng tự động hóa quy trình doanh nghiệp bằng robot phần mềm RPA; hợp đồng điện tử - FPT.eContract; nền tảng trí tuệ nhân tạo FPT.AI ... Bên cạnh đó, FPT đã tổ chức loạt sự kiện kết hợp online và offline trong chuỗi "Từ sống sót đến thịnh vượng" với sự tham dự của hàng ngàn doanh nghiệp và các chuyên gia đầu ngành từ FPT, Deloitte, EY Vietnam, CEM Partner, giải đáp hàng trăm vấn đề thực tiễn trong ứng dụng chuyển đổi số vào các quy trình nghiệp vụ vận hành.
 

Công nghệ không chỉ mang lại cho doanh nghiệp những hiệu quả bằng con số đo đếm được, mà còn tạo ra một bộ máy linh hoạt, tinh gọn và sẵn sàng cho những biến động phía trước. Trong bối cảnh phức tạp và đầy thử thách, FPT sẽ tiếp tục đồng hành, cùng kết "liên minh" với cộng đồng doanh nghiệp Việt, giúp mỗi doanh nghiệp tối ưu hiệu suất hoạt động, xa hơn nữa là từng bước chuyển đổi mô thức vận hành từ doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số, tạo đột phá cho doanh nghiệp và thúc đẩy nền kinh tế số của quốc gia.