Tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp, hình ảnh những chồng hồ sơ, văn bản, giấy tờ trong tủ đã trở nên quen thuộc. Những thứ này thường tốn diện tích, tìm kiếm mất thời gian.
Tuy nhiên, cùng với xu hướng chuyển đổi số, mới đây, Bộ Nội vụ đã ban hành công văn đề nghị các Bộ, ngành, địa phương, tổng công ty, tập đoàn kinh tế Nhà nước thực hiện việc lưu trữ hồ sơ điện tử. Và ứng dụng công nghệ thông minh nhận diện chữ viết sẽ giúp số hoá toàn bộ văn bản giấy tờ, khiến việc lưu trữ , thống kê trở nên tinh gọn, hiệu quả hơn.
Một cuốn sách hoặc một văn bản viết tay, nếu muốn sử dụng nội dung trong đó, nhiều người phải ngồi gõ lại nội dung, rất tốn thời gian và công sức. Giờ đây, chỉ cần dùng máy điện thoại chụp lại văn bản, sử dụng phần mềm nhận diện chữ viết, phần mềm sẽ chuyển chữ viết trong bức ảnh chụp thành văn bản Word hay nói cách khác là chuyển từ văn bản cứng sang văn bản mềm một cách nhanh chóng. Độ chính xác khi chuyển đổi đạt tới 97%.
Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam đang thực hiện việc số hoá văn bản giấy tờ. Toàn bộ giấy tờ trong 20 năm qua hiện đã được số hoá tới 45%. Diện tích lưu trữ văn bản giấy giờ đã không cần nhiều. Thông tin có thể chia sẻ dễ dàng hơn, quản lý tốt hơn, an toàn hơn.
Những ngày dịch COVID-19 vừa qua, vì là F0 nên anh Thiện làm việc ở nhà. Công việc của anh là bóc tách những thông tin chính trong các văn bản để lưu trữ thông tin khách hàng. Trước đây, anh sẽ phải vào Excel, nhập thủ công thông tin, rất mất thời gian, thậm chí có thể nhầm lẫn. Hiện nay, chỉ cần chụp văn bản, nhập yêu cầu thông tin cần bóc tách, phần mềm nhận diện chữ viết đã tự động bóc tách những thông tin chính như: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế… Nhờ đó, việc số hoá văn bản được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả.
Ứng dụng thông minh nhận diện chữ viết, số hoá văn bản giấy tờ được coi là xu thế phát triển tất yếu ở Việt Nam, bước đầu triển khai ở các tổ chức tài chính, ngân hàng, cơ quan hành chính, bảo hiểm… Ước tính, chỉ riêng cơ quan bảo hiểm của Việt Nam, có tới hàng nghìn khách hàng phải khai mẫu thông tin mỗi ngày, khoảng 200 - 300 người sẽ phải nhập dữ liệu thông tin. Nếu ứng dụng phần mềm nhận diện chữ viết, thời gian giải quyết cho khách hàng từ 1 - 2 tuần có thể rút xuống chỉ còn 3 ngày.
Tại những cảng lớn, toàn bộ hình ảnh thông tin về xe được quét qua camera và ứng dụng công nghệ nhận diện chữ viết nên chỉ ngay sau vài giây, thông tin về xe như: số container, số xe, số rơ-móc...được chuyển thành văn bản và chuyển về người quản lý vận hành để quyết định xem có cho xe qua cổng hay không.
Cùng với quá trình xây dựng Chính phủ số, triển khai chương trình chuyển đổi số quốc gia đã được Thủ tướng phê duyệt thì việc số hoá văn bản, giấy tờ là vô cùng cần thiết, góp phần tạo nên một hệ sinh thái văn bản số với nguồn dữ liệu có thể kết nối, chia sẻ với nhau, trên cơ sở an toàn, bảo mật.